”会合”など日程調整や出欠の取り纏めの方々は人数確定に大変です。締め切り過ぎても出欠の連絡がない!そんなときの対策方法とは?

こんにちは、接遇マナーインストラクターの長峰ヒロ子です。
旧ブログ、アメブロからこちらのWordPressへ移行しました。よろしくお願いします。

仕事でも日常生活でも、いろいろな会合がありますね。今はラインなどの普及でグループを作って日程調整や出欠の有無の確認をされている方々も多いのではないでしょうか。
日程が決まって「○日までに返事をください」と連絡をしても、残念ながら期日までに返事がこない!私も取り纏めの経験があるのですが、やはり揃ったことがないのですよね。


ライン・FAX・メール・手紙と様々な連絡体系はありますが、今回はラインで取り組みして効果があったことを書きます。

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ラインでの出欠の返事は、○か× 余計な文言は入れない

ライングループを作っていらっしゃる方々も多いと思います。
私もグループを利用しています。ラインスケジュールなどアプリがありますが、
内容によっては、アプリでは対応できないものもあります。直にラインに返信の場合

余計な文言は書かないようにお願いしました。例えば
① 1次会合 ○ 2次会合 × 3次会合 ×
このことで、出欠の有無がスムーズに確認できるようになりました。
「申し訳ない」「よろしくお願いいたします。」など一言ありましたが、これだけでも
読む」から「見る」へスピーディになりました。

② グループの決まりごとを決める
皆、一つのグループに所属しているわけではないので、グループの決まり事を決めました。

締め切り前日に再度出席のお願いを流す

日々、仕事をしていると、忘れてしまうことは多々あります。
予定がまだわからず困っていることもあります。


①明日が締め切り日です連絡されていない方は、ご連絡お願いいたします。

待ち状態よりもこちらからも気配りすることは必要です。

それでも連絡来なかったら・・電話かショートメール

それでも、連絡が来ない方はいます。
電話かショートメール使います。(ショートメールも効果あり)
その際も、相手を思う気持ちは絶対ですね。
参考までに、電話応対の基本(名乗りからお伺いまでのところ)

① ○○様のお電話でしょうか(携帯でしょうか)
  私○○と申します。
  (この時点で相手は気づかれるパターンが多いですね)
  お忙しいところ申し訳ありません。今お電話よろしいでしょうか
  お返事がまだのようでしたのでお電話いたしました。

  

まとめ・・・・時間は皆平等、納期は約束です。


監事をやってみないと、取り纏め係をやってみないと、気持ちはわからないものですね。
私もプライベートでも出欠の返信を忘れてしまうことが多々ありました。だった・・・・と
連絡くださらない方には、早く連絡くださいのイライラは尽きません。そして、なおかつ、相手に嫌な思いもさせない催促の仕方も持ち合わせなければなりません。
守っていただくための対策の知恵も必要です。

プロフィール
この記事を書いた人
長峰ヒロ子

接遇マナーインストラクターの宮崎県の長峰ヒロ子です。また学生から社会人とキャリアコンサルタントでも活動しています。
即戦力育成のために官公庁、企業、団体、各学校にて人財育成セミナー、各種社員研修、就職支援、キャリア教育セミナーを実施しています。

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