こんにちは、接遇マナーインストラクターの長峰ヒロ子です。
今日も電話応対について質問があったことを書いていきますね。
頻繁に職場に営業の勧誘の電話がかかってくるのです。上司は外出中、不在、出張と言って電話を切っているのですが、それでもまたかかってきます。
対応をどうしたらいいのか皆困っていて、何か方法ないですか？
頻繁！！それは大変ですね。「外出、不在、出張」だと再度かかってくるでしょう。
各部署や個人がそれぞれで対応ではなく、組織で断ることができる体制を作ると自信を持って対応できますよ。
組織で断る体制をつくる（各部署共有する）
応対用語を決めておきましょう。
「申し訳ありませんが、一切お断りするように言われています」
「ご用件をお聞きしないとお取り次ぎできません」
「御社の電話は取り次がないように申しつかっております」
※「出張している」「不在です」「お休みです」「外出しております」等※
相手は、なんとしても上司に取り次いで欲しいので、再度かかってきます。（何度でも）
時間も長引くことになりますから、断る文言を共有してはっきりと断りましょう。
相手のペースに引き込まれない
名指し人の名前には注意をしましょう。
「部長さんいらっしゃいますか？」の問い合わせには、
「部長」という言葉で返すこと。
なぜなら、相手は名前を聞き出すことを目的にしていることがあるからです。
そのためには業務知識と、ハキハキとした話し方で相手に受けた人の自信を感じさせることが必要です。
電話に最初にでるあなたは会社の代表であり、その応対は会社のイメージをつくります。
勧誘の電話とはいえ、丁寧さは求められます。
もしかすると営業の電話で今後お付き合いが始まる可能性もあります。相手に不快な思いをさせない応対力は必要です。
まとめ
電話は、企業の顔であり、応対するあなたの人格を伝えます。
勧誘の電話の際は
1.誰から（言わないケースが多い）
2.用件を聴く
3.担当者には取次しない
4.担当者の名前を教えない
5.担当者の予定を教えない
6.断る文言を共有しておく（決めておく）
7.社内で共有
そのためにも業務知識をしっかりと持ち合わせておきましょう。
