相手に伝える時にはコツがある。②「予告をして話す」「整理して話す3点法」を使う

宮崎県の接遇マナー講師、長峰ヒロ子です。
話を伝えるコツをお伝えしていますが、
前回、「結論から先に」https://manner61.com/?p=454
「一文を短く区切る」https://manner61.com/?p=401
と書いていますが、伝えるコツには、いくつかのポイントがあります。
今日は「予告する」ことについてお伝えします。

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1.件名→2.結論→3.詳細

前回は、「結論」を先に話しましょう。と書いていますが

今回は、先に「件名」を伝えましょう!
ようは、「予告する」と言うことです。

例えば、上司が仕事で外出先から帰ってこられた。
留守中に、幾つか伝えないといけない。
その場合は、
「留守中のご連絡(ご報告)があるのですが
今お時間よろしいでしょうか。」

〇〇の件でと予告をします。

そうすることで、相手は、この件について聞けばいいのね。
と安心して聞くことができます。

3点法を使って整理する

3点法」とは
相手にいくつも伝えなければならない報告(連絡)があった場合
〇点あります
と予告をするということです。

「留守中の、ご報告が3点あります。
今、お時間よろしいでしょうか。」

相手は、3点聞けばいいのね。
と安心して聞くことができます。

伝え方は
「1点目は」「2点目は」「3点目は」(1件目、2件目、3件目)等
「まず初めに」「次に」「最後に」
1内容を整理して話します。
もちろんですが、優先順位を決めて話します。
(重要度・緊急度)も考えることは必須ですね。

人が聞ける限度は3点まで


人の脳は「7点まで」覚えられるそうですが
実際は、難しいですね。3点が一番いいと言われます。
3点以上あったら?

「お伝えしたいことが、5点あります。
 まず、3点お伝えします。
 1点目・・・3点目
 ここまでよろしいでしょうか。
 次に、4点目・・・5点目
 以上です。」

4点目・・5点目のところは
その他に2点あります。
と発して伝える方法もありますね。

日本語はたくさんの言い方がありますから
語彙力を高めていきたいですね。

伝え方は、さまざま
またお伝えしていきます。


 

プロフィール
この記事を書いた人
長峰ヒロ子

接遇マナーインストラクターの宮崎県の長峰ヒロ子です。また学生から社会人とキャリアコンサルタントでも活動しています。
即戦力育成のために官公庁、企業、団体、各学校にて人財育成セミナー、各種社員研修、就職支援、キャリア教育セミナーを実施しています。

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